Välj vilka cookies du vill godkänna

Syfte

Vi på Kila People värnar om din personliga integritet. Denna policy förklarar kort hur vi behandlar personuppgifter i

samband med rekrytering, anställning och uppdrag, i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar personuppgifter som behövs för rekrytering, anställning och uppdrag, till exempel:

• namn och kontaktuppgifter (E-post, telefonnummer & uppgifter till nära anhörig)
• personnummer
• CV och ansökningshandlingar
• uppgifter från bakgrundskontroller via Verifiera.se . (Personnummer)
• anställnings- och löneuppgifter

Varför vi behandlar uppgifter

• Anställda: För fullgörande av anställningsavtal (artikel 6.1b) och för att uppfylla rättsliga förpliktelser som arbetsgivare (artikel 6.1c)
• Kandidater: Berättigat intresse för rekrytering (artikel 6.1 f) eller samtycke (artikel 6.1 a)
• säkerställa kund kravet på tillförlitlighet genom bakgrundskontroller

Hur länge vi sparar uppgifter

• Anställda: Personuppgifter sparas under anställningen och därefter så länge som krävs enligt lagar som bokföringslagen (minst 7 år för löne- och redovisningsuppgifter)
• Kandidater: i högst 2 år med samtycke, annars raderas uppgifterna efter avslutad rekrytering.( samtycke kan återkallas när som helst utan negativa konsekvenser genom att kontakta oss på dataskydd@kila.se) Återkallelse påverkar inte lagligheten av behandling som skedde före återkallelsen
• Verifiera.se-kontroller: Endast så länge som behövs för rekryteringsändamål, därefter gallras de snarast.

Vem som får ta del av uppgifterna

• Endast behöriga personer inom Kila People.
• Vid uthyrning till kund delas endast relevanta uppgifter. (ex. namn, telefonnr & e-post)
• Vi lämnar inte ut uppgifter till tredje part såvida det inte krävs enligt lag.

Dina rättigheter

• få information om vilka uppgifter vi har om dig
• begära rättelse, begränsning eller radering av uppgifter
• invända mot viss behandling baserat på berättigat intresse. Du kan kontakta oss på dataskydd@kila.se för att utöva dina rättigheter.

Kila People ska vara en arbetsplats och verksamhet där alla behandlas rättvist, med respekt och ges samma möjligheter. En jämlik arbetsmiljö gynnar både våra medarbetare, våra kunder och företaget som helhet.

Vid hantering av personuppgifter i vårt jämställdhetsarbete följer vi dataskyddsförordningen. Känsliga personuppgifter som berör etnisk tillhörighet, religion eller funktionsvariation behandlas endast när det finns rättslig grund enligtartikel 9 GDPR, exempelvis för att uppfylla våra skyldigheter enligt diskrimineringslagen.

Principer

Policyn gäller alla anställda på Kila People, både internt och uthyrda till kundföretag.

Ingen får diskrimineras på grund av kön, könsidentitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsvariation, sexuell läggning eller ålder.

Mål och åtgärder

Arbetsmiljö

Alla anställda ska ha en trygg och säker arbetsmiljö. Risker för ohälsa eller olycksfall ska förebyggas genom regelbundna arbetsmiljöinsatser.

Lön

Lönesättning ska ske utifrån tydliga kriterier: erfarenhet, ansvar, kompetens och prestation. Löneanalyser ska göras

årligen för att säkerställa att inga orättvisa skillnader finns.

Rekrytering

Rekryteringsprocesser ska vara strukturerade och kompetensbaserade. Vi ska aktivt arbeta för att nå en bred kandidatbas och säkerställa mångfald.

Utveckling

Alla anställda ska ha tillgång till kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov. Medarbetarsamtal ska genomföras årligen för att följa upp utvecklingsmålet.

Föräldraskap

Medarbetare ska ges möjlighet att kombinera arbete och familjeliv. Ingen ska missgynnas på grund av graviditet eller föräldraledighet.

På Kila People AB vill vi att alla som jobbar hos oss, eller tillsammans med oss, ska känna sig trygga och veta att vi alltid står för transparens, ansvar och respekt. Därför har vi en visselblåsarfunktion som gör det möjligt att säga ifrån om något inte känns rätt.

Rapporter till visselblåsarfunktionen kan innehålla personuppgifter. Vi behandlar endast de uppgifter som är nödvändiga för utredning och följer GDPR:s krav. Uppgifter raderas när de inte längre behövs för utredning ändamål. Du har rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas i visselblåsarprocessen.

Vi samarbetar med 2Secure, en extern och oberoende part, som tar emot och hanterar alla rapporter. Det betyder att den som vill rapportera kan göra det anonymt och veta att informationen behandlas professionellt och konfidentiellt. Lagen skyddar också mot alla former av repressalier, vilket innebär att du aldrig ska behöva vara rädd för att lyfta en fråga.

Lathund för Visselblåsarfunktionen hos KilaPeople AB

På Kila People AB vill vi ha en öppen och trygg arbetsmiljö där alla kan känna sig säkra på att missförhållanden hanteras på rätt sätt. Därför har vi en visselblåsarfunktion där du kan rapportera allvarliga missförhållanden på ett säkert och konfidentiellt sätt.

Såhär rapporterar du:

1-Klicka på länken nedan för att komma till vår visselblåsarportal: http://wb.2secure.se/

2-Ange bolagskod kla920

3-Fyll i formuläret och beskriv vad din rapport gäller. Du kan välja att vara anonym eller ange dina kontaktuppgifter.

4-Skicka in din rapport. Du får ett ärendenummer och lösenord som du kan använda för att logga in och följa status på ditt ärende.

Bekräftelse och återkoppling

Du får en bekräftelse inom 7 dagar efter att vi mottagit din rapport.

Inom 3 månader får du återkoppling om vilka åtgärder som har vidtagits eller information om att utredningen fortfarande pågår.

Vem kan rapportera?

Funktionen kan användas av alla som verkar inom vår verksamhet, till exempel:

1-Anställda

2-Praktikanter

3-Konsulter

4-Styrelseledamöter och aktiva aktieägare

Vad kan rapporteras?

Du kan rapportera om missförhållanden som strider mot lag eller som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram, exempelvis:

1-Offentlig upphandling, miljöskydd, livsmedelssäkerhet, folkhälsa och 2-skydd av privatlivet och personuppgifter.

2-Mutor, korruption eller bedrägeri

3-Allvarliga systematiska arbetsmiljöproblem

Alla rapporter tas på största allvar och följs upp så snabbt som möjligt. Vår visselblåsarfunktion är en del av vårt sätt att ta ansvar, för våra medarbetare, våra kunder och för att vi ska kunna fortsätta bygga ett företag som präglas avförtroende och kvalitet.

Rapportering via externa visselblåsarkanaler

Utöver att rapportera till Kila People ABs interna visselblåsarkanal kan du rapportera externt till en behörig myndighet inom ett visst ansvarsområde eller någon av EU:s institutioner, organ och byråer. Även när du rapporterar externt har du rätt till skydd enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Se Arbetsmiljöverkets hemsida för sammanställning över respektive myndighets ansvarsområde samt kontaktuppgifter:https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansv...

Alla rapporter tas på största allvar och följs upp så snabbt som möjligt. Vår visselblåsarfunktion är en del av vårt sätt att ta ansvar, för våra medarbetare, våra kunder och för att vi ska kunna fortsätta bygga ett företag som präglas avförtroende och kvalitet.

Syfte

Kila People strävar efter att det ska finnas ett synligt samband mellan prestation och löneutveckling. Policyn syftar till att förtydliga processen för lönebildning och tillse att Kila People kan stärka, utveckla och behålla sina medarbetare. Policyn är också en del i arbetet för att undvika osakliga eller strukturella löneskillnader.

Principer för lönesättning

På Kila People ska det finnas mål och lönekriterier som är tydliga för varje medarbetare. Genom att arbeta mot verksamhetens mål har medarbetaren möjlighet att påverka sin utveckling i anställningen.

Anställningskategori och kollektivavtal

Kila People tillämpar kollektivavtal via Kompetens Företagen/Almega. För arbetare gäller bemanningsavtalet LO.

Lönen fastställs alltid enligt genomsnittligt förtjänstläge (GFL) hos kundföretaget i enlighet med bemanningsavtalet.

Syfte och mål

Kila People ska vara en trygg, säker och hälsosam arbetsplats. Vi vill förhindra skadligt bruk av alkohol och all användning av droger bland våra medarbetare. Detta minskar ohälsa, förebygger olyckor och säkerställer hög kvalitet i leveransen till våra kunder.

Vi tar starkt avstånd från missbruk av alkohol och från användning av narkotikaklassade preparat utan medicinskt syfte. Vår målsättning är en nykter, drogfri och säker arbetsmiljö. Policyn gäller alla medarbetare, både internt och ute hos kundföretag.

Riktlinjer

• Alla ska vara nyktra, drogfria och tjänstbara på arbetet.

• Det är inte tillåtet att komma bakfull eller påverkad till arbetet.

• Narkotikaklassade preparat får endast användas vid medicinsk förskrivning.

• Policyn gäller alltid – både internt på Kila People och ute hos kund.

• Misstänker man att en kollega är påverkad ska arbetsledare på kundföretaget eller Kila People informeras omedelbart.

Definition av missbruk/påverkan

Missbruk eller påverkan anses föreligga när arbete, prestation, närvaro, samarbete eller kundkontakter påverkas negativt.

Hantering vid misstanke eller påverkan

• Den som misstänks vara påverkad tas omedelbart ur arbete för att inte utsätta sig själv eller andra för risk.

• På kunduppdrag avgör kundens arbetsledare om medarbetaren är tjänstbar och kontaktar Kila People direkt.

• Kila People ansvarar för utredning, beslut om testning, dokumentation och nödvändiga åtgärder.

• Händelser dokumenteras både hos kund och av Kila People.

Testning

• Alkohol- och drogtester kan göras vid skälig misstanke eller slumpmässigt ute hos kund.

• Testerna sker i första hand via företagshälsovården, men vid alkohol misstanke kan blåsprov göras på plats.

• Vid nyanställning kan drogtest ingå i hälsoundersökning, särskilt om kundföretag kräver det.

Avvisning

• Påverkade personer ska avvisas från arbetsplatsen, även om det leder till störning i arbetet.

• Avvisningen ska ske tryggt: hemtransport ordnas via anhörig eller taxi.

• Vid behov kontaktas företagshälsovården eller vårdinstans, och anhöriga kan informeras.

• Två personer bör närvara vid avvisningen för att minska risk för konflikt.

• Händelsen dokumenteras alltid och rapporten lämnas till HR eller ledningen för vidare handläggning.

Vid representation eller personalaktiviteter

• Alkohol får endast förekomma när det är godkänt av företagsledningen.

• Konsumtion ska vara restriktiv och ansvarsfull.

• Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.

Roller och ansvar

Kila People (arbetsgivaren): informerar alla om policyn, agerar snabbt vid misstanke, beslutar om testning, dokumenterar händelser, erbjuder stöd eller rehabilitering och följer upp.

Arbetsledare hos kund: bedömer tjänstbarhet, tar medarbetare ur arbete, kontaktar Kila People och dokumenterar händelsen.

Alla medarbetare följer policyn och rapporterar om att en kollega misstänks vara påverkad.

Diskretion

Alla händelser, testresultat och dokumentation ska hanteras konfidentiellt. Representanter för arbetsgivaren har tystnadsplikt. Diskussioner om en incident sker endast i uppföljningssamtal när medarbetaren är tillbaka i arbete.

Kila Peoples övergripande mål är att skapa en trygg, säker och hälsosam arbetsmiljö som främjar både fysisk och psykisk hälsa samt arbetstillfredsställelse. Policyn gäller alla våra anställda och konsulter, både internt och ute hos kundföretag, och syftar till att förebygga olyckor, minimera risker och främja välbefinnande.

I vårt arbetsmiljöarbete behandlar vi personuppgifter om anställda relaterat till hälsa och säkerhet. Denna behandling sker med stöd av vårt berättigade intresse att säkerställa en säker arbetsmiljö och för att uppfylla våra skyldigheter enligt arbetsmiljölagen. Känsliga

personuppgifter om hälsa behandlas endast när det är nödvändigt för arbetsmiljöarbetet enligt artikel 9.1 b GDPR

Riskbedömning och förebyggande åtgärder

Innan en uthyrningsperiod påbörjas ska vi genomföra en riskbedömning av arbetsuppgifterna hos kundföretaget. Syftet är att identifiera potentiella faror och vidta konkreta åtgärder för att minimera risker. Riskbedömningen uppdateras vid förändringar i arbetsuppgifter eller arbetsmiljö. Vi gör även en arbetsmiljökontroll årligen där arbetsplatsen där man gemensamt identifierar risker och diskuterar förbättringar. Denna kontroll ska dokumenteras skriftligt och läggas upp på Intelliplan under rätt uppdrag/kund.

Introduktion och utbildning

Alla medarbetare får:

• Tydlig information om arbetsuppgifter, rutiner och risker på arbetsplatsen, samt information om vikten av att anmäla olyckor eller tillbud.

• Introduktion på plats hos kund, inklusive instruktioner om säkerhet, nöd procedurer och korrekt användning av utrustning.

• Stöd under hela uppdraget, med möjlighet att ställa frågor och rapportera problem.

Medarbetare ska ha rätt kompetens för sina arbetsuppgifter och genomgå relevant utbildning innan arbetet påbörjas.

Kundföretagets ansvar

Kundföretaget ansvarar för att arbetsmiljörisker på deras arbetsplats åtgärdas och förebyggs, samt att arbetsskador och allvarliga incidenter rapporteras till Kila People. Kila People samverkar med kundföretaget och medarbetaren för att följa upp arbetsmiljöfrågor, ge stöd och säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas.

Anmälan av arbetsskador

Kila People ansvarar för att alla arbetsskador och tillbud anmäls till Försäkringskassan och AFA Försäkring, samt för att följa upp händelserna för att förebygga framtida risker. Anmälan till försäkringskassan ska även göras av kund.

Medarbetarnas ansvar

Alla medarbetare ska:

• Följa arbetsmiljölagen, interna rutiner och kundföretagets säkerhetsföreskrifter.

• Rapportera risker, skador eller brister i arbetsmiljön.

• Aktivt bidra till en säker och respektfull arbetsmiljö.

Kila Peoples ansvar

KilaPeople säkerställer att:

• Policyn är känd och tillämpas i verksamheten.

• Riskbedömningar och uppföljningar genomförs systematiskt.

• Medarbetare får utbildning, introduktion och stöd.

• Incidenter utreds och åtgärder dokumenteras och följs upp.

Uppföljning och förbättring

Arbetsmiljöarbetet följs upp kontinuerligt genom:

• Riskbedömningar före och under uppdrag.

• Uppföljning av incidenter och tillbud.

• Årliga utvärderingar av arbetsmiljöarbetet och medarbetarnas hälsa och trivsel.

Genom dessa åtgärder strävar Kila People efter att upprätthålla en arbetsmiljö som är säker, hälsosam och trivsam för alla medarbetare.

Syfte

Kila People ska vara en arbetsplats fri från kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier. Alla medarbetare har rätt att bemötas med respekt och värdighet. Detta gäller både internt och när de arbetar ute hos kundföretag.

Vad menas?

Kränkande särbehandling: Upprepade handlingar som är nedvärderande, fientliga eller exkluderande, t.ex. utfrysning, ryktesspridning eller förolämpningar.

Trakasserier: Beteende som kränker någons värdighet och har samband med diskrimineringsgrunderna (kön, könsidentitet, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder).

Sexuella trakasserier: Ett beteende av sexuell natur som kränker någons värdighet. Det kan handla om ovälkomna kommentarer, anspelningar, gester, förslag, fysisk beröring eller delning av bilder och material med sexuell innebörd. Avgörande är inte handlingens form utan hur den tas emot. Det är den som utsätts som avgör om beteendet upplevs som obehagligt eller kränkande, även om det kan vara svårt att beskriva eller sätta ord på.

Ansvar

Arbetsgivaren (Kila People) ansvarar alltid för att utreda och åtgärda situationer. Om händelsen sker hos kundföretag tar vi kontakt med kunden och driver processen.

Chefer ansvarar för att agera skyndsamt, hålla en objektiv och lösningsorienterad inställning samt dokumentera ärendet.

Alla medarbetare ska bidra till en respektfull arbetsmiljö och rapportera problem.

Vi har nolltolerans mot kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier. Alla händelser tas på största allvar och kommer att utredas.

Om du vill anmäla

Säg ifrån direkt om du känner att du kan, markera tydligt att beteendet är oacceptabelt. Dokumentera händelsen: datum, tid, plats, vad som sades eller gjordes samt eventuella vittnen.

Kontakta någon av följande på Kila People: VD eller personaladministratör/konsultchef. Anmälan kan göras muntligt eller skriftligt.

Alla anmälningar utreds skyndsamt och konfidentiellt. Du får återkoppling om hur ärendet hanteras. Ingen som anmäler eller deltar i en utredning riskerar repressalier.

Vid behov tar vi in extern expertis (t.ex. företagshälsovård) för en oberoende utredning.

Vår hantering av ärenden

Närmaste chef samtalar med den som upplever sig utsatt. HR kopplas alltid in. Den som anklagas får ta del av kritiken och ges möjlighet att bemöta den.

Chefen lyssnar objektivt, undersöker möjliga organisatoriska orsaker (t.ex. arbetsbelastning, otydliga roller) och dokumenterar alla steg.

HR informerar ledningen och ansvarar för att åtgärder sätts in. Åtgärder varierar beroende på kränkningens art och kan omfatta samtal, omplacering, disciplinära åtgärder eller uppsägning.

Råd till den som känner sig drabbad:

• Säg ifrån tydligt – själv eller med stöd av en kollega.

• Gör en skriftlig anmälan till chef, HR, fack eller företagshälsovård.

• Dokumentera alltid händelserna noggrant (datum, tid, plats, vad som hände, reaktioner och känslor).

Syfte

Vi ska arbeta för lika rättigheter och möjligheter för alla våra medarbetare och förebygga

diskriminering enligt diskrimineringslagen. Denna plan gäller för alla våra anställda, både internt och uthyrda konsulter.

Ansvar

Den som utsätts för diskriminering eller trakasserier kan vända sig till sin chef, HR eller annan ledningsperson. Arbetsgivaren ansvarar för att planen finns och följs upp. VD på Kila ansvarar internt för att åtgärderna genomförs. Konsultcheferna ansvarar tillsammans med VD för att åtgärderna genomförs ute hos kund för uthyrda konsulter. Alla medarbetare ska bidra till en arbetsmiljö fri från diskriminering och kränkningar. Alla ärenden ska systematiskt dokumenteras, utredas och återkopplas.

Mål för Kila Peoples plan för aktiva åtgärder:

Säkerställa rättvisa löner utan osakliga skillnader.

Ha inkluderande rekryteringsprocesser. Detta innebär att vi utformar annonser och urval så att alla sökande ges samma möjlighet, bedöms utifrån kompetens och erfarenhet, och att processen är fri från diskriminering och omedvetna bias.

Se till att alla medarbetare känner till vår jämlikhetspolicy och våra rutiner för att rapportera diskriminering eller trakasserier.

Åtgärder:

Genomföra en lönekartläggning.

Se över våra rekryteringsannonser så att de välkomnar mångfald.

Samtliga anställda ska som en del av sin onboarding få information om och ta del av vår jämlikhetspolicy, rutiner för rapportering och planens syfte.

Uppföljning:

Planen gäller ett år i taget och följs upp i samband med årsgenomgången. Underlaget består av lönekartläggning,

medarbetarundersökningar och en genomgång av inkomna ärenden. Resultatet används för att utveckla nästa års plan.
.